Sistem Informasi Housekeeping

BAB I

KOORDINASI DAN SISTEM PELAPORAN

1. Pengertian Koordinasi

Koordinasi pada hakekatnya merupakan upaya memadukan (mengintegrasikan), menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan beserta segenap gerak, langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran bersama.

Menurut G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Sedangkan menurut E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85).

2. Prinsip-Prinsip Koordinasi
• Kesamaan Persepsi, saling pengertian dan rasa hormat
• Obyek atas sasaran yang menjadi acuan         koordinasi       harus diterima semua pihak.
• Orientasikan perilaku semua pihak pada sasaran secara terpadu.
• Rancang pertemuan berkala guna memonitor kemajuan dan penangan masalah.
• Dorong semangat kerjasama dan etos kerja semua pihak guna mengefektifkan kegiatan bersama.
• Intensifkan pemecahan masalah penghambat koordinasi.
• Nasehati dan arahkan serta bila perlu negosiasi agar tindakan tidak menyimpang.
• Arahkan semua potensi sumber daya hanya kepada sasaran atau tujuan.
• Sempurnakan system kerja dan sederhanakan bila perlu.
• Informasikam semua kebijakan dan dengarkan pendapat semua pihak dalam membina kesamaan persepsi dari semua pihak.

3. Hubungan Kerja Housekeeping Dengan Department Lain.

Housekeeping departemen harus memiliki hubungan kerjasama melalui koordinasi yang baik dengan departemen lain  di hotel. Misalnya dengan:\

1.      Front Office Department

·         Menyiapkan kamar yang akan dijual oleh front office

·         Menyiapakan permintaan tertentu tamu sesuai data dari front office

·         Melaporkan status kamar serta berkoordinasi apabila terjadi room status discrepancy

·         Membuat perencanaan kerja sesuai dengan data-data yang di berikan front office

·         Bersama dengan front office menangani ekluahan tamu yang berkaitan dengan housekeeping department.

2.      Food and Beverage Department

·         Menyiapkan linen-linen yang digunakan food and beverage department

·         Membersihkan ruangan-ruangan yang digunakan f&b department, misalnya restaurant, meeting room, dll.

3.      Accounting Department

·         Berkoordinasi dengan accounting dalam hal pembayaran gaji karyawan

·         Melaporkan hasil inventory yang dilakukan setiap bulan

4.      Purchasing Department

·         Purchasing menyediakan barang sesuai dengan spesifikasi yang diajukan housekeeping.

5.      Engineering Department

·         Engineering melakukan perbaikan alat-alat kerja housekeeping department.

·         Melakukan koordinasi untuk kegiatan general cleaning.

·         Melakukan perbaikan fasilitas – fasilitas hotel atas permintaan housekeeping.

6.      Personnel Department

·         Melaksanakan proses recruitment karyawan sesuai standard yang telah ditetapkan.

·         Melaksanakan kegiatan training sesuai denga kebutuhan.

·         Melaksanakan penilaian dan memberikan penghargaan terhadap karyawan terbaik.

·         Melaporkan absensi karyawan setiap bulan.

7.      Sales Department

·         Berkoordinasi dalam event – event yang dilakaukan oleh sales department.

·         Mempersiapkan ruangan-ruangan hotel yang akan digunakan dalam event sales department.

Pada dasarnya semua pihak yang melakukan koordinasi dan hubungan kerja, melakukan komunikasi. Dalam komunikasi harus memperhatikan elemen-elemen dan jenis-jenis komunikasi agar koordinasi hubungan kerja efektif. Untuk mencapai keberhasilan koordinasi dan hubungan kerja, semua pihak harus memperhatikan hambatan-hambatan komunikasi.

Ketika tidak ada koordinasi yang baik antara Housekeeping dengan department lain, akan mengakibatkan percekcokan antara department terkait. Contohnya, ketika seorang room attendant tidak memberi informasi status kamar dengan benar kepada bagian front office, itu bisa mengakibatkan front office melakukan kesalahan dalam memberi kamar kepada tamu, kemudian kedua department akan saling menyalahkan dan terjadilah perselihan.

4. Sistem Pelaporan

Seorang penyelia harus dapat melaporkan hasil pengawasannya, baik secara tulisan maupun lisan.

·         Sistem penulisan laporan :

-          Isi laporan haruslah sedemikian rupa sehingga bisa mengenai sasaran yang dituju.

-          Laporan memepunyai bentuk dan susunan tertentu yang biasanya berbeda – bada menurut katentuan – ketentuan yang diberikan oleh instansi / perusahaan yang mengharapkan hasil laporan.

-          Harus diprhatikan tujuan / sasaran pihak yang menerima laporan tersebut, karana bantuk dari laporan tersebut harus dasesuaikan dengan pihak yang menerima laporan tersebut.

·         Kompetensi yang dibutuhkan dalam penulisan laporan :

-          Kemampuan menulis

-          Kamampuan bahasa

-          Kemampuan berpikir

-          Kabiasaan membaca

-          Kebiasaan memberi dan meminta komentar

·         Unsur – unsur penulisan laporan :

-          Halaman judul :

A.    Judul laporan

B.     Nama dan identitas penerima laporan

C.     Nama dan identitas penulis

D.    Tempat dan tanggal penulisan

-          Surat pemberian kuasa

-          Suarat penyerahan

-          Daftar isi

-          Pendahuluan

-          Tubuh laporan

-          Kesimpulan

-          Lampiran

·         jenis – jenis laporan :

-          laporan periodis

Diserahkan setiap periode regular dan dimaksudkan untuk menyediakan informasi tentang organisasi atau aktifitasnya.

-          Laporan kemajuan

Diserahkan guna menyediakan informasi tentang kemajuan suatu rencana usaha. Seperti peningkatan kinerja pegawai housekeeping, effisiensi penggunaan alat dan bahan, dll.

-          Laporan hasil uji

Diserahkan guna menyediakan laporan tangan pertama tentang pengetahuan suatu benda ( bisanya berupa kesimpulan )

-          Laporan rekomendasi

Disediakan guna menyadiakan keterangan dasar atau pujian terhadap Sesutu guna pertimbangan dalam tindakan berikutnya.

-          Laporan penelitian

Diserahkan untuk memberitahu tentang penemuan yang tidak  diketahui sebelumnya dan diperoleh dari percobaan, penyelidikan, kuesioner, data akumulasi, dsb.

·         Contoh – contoh laporan di housekeeping department :

Ø  The Floor report

Floor report menunjukan situasi kamar dalam satu lantai. Floor report dibuat oleh floor supervisor yang bertanggung jawab pada satu lantai. Ini sebaiknya dibuat dua atau tiga kali setiap hari tergantung kebijakan hotel. Laporan ini dibuat dalam beberapa copy, copy pertama untuk mengingatkan roomboy, dan copian yang lain untuk dikirimkan ke kantor housekeeping. Bardasarkan data dari setiap lantai, hosekeeper akan membut “hosekeeper’s report.”

Contoh floor report :

 

Novotel Jl. Cihampelas no 152 – 154 Bandung
FLOOR REPOR Date : September 25, 2010 Time : 08.00 Floor : 5
ROOM	CODE	PERSON’S
501	O	2
502	DND	2
503	DL	1
504	V	-
505	DL	1
NOTE : O : Occupied               V : Vacant            OO : Out of Order            SO : Sleep Out            DL : Double Lock         DND : Do Not Distrub Made By : ………..... Signature : ………….

Ø  Housekeeper’s report

Laporan ini adalah rekapitulasi dari semua floor reports yang disiapkan oleh floor supervisor. Dasiapkan 2 atau 3 kali sehari seperti floor report.

BAB II

SISTEM INFORMASI ANTARA HOUSEKEEPING DEPARTMENT DENGAN DEPARTMENT LAIN

A.    Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

B.     Komponen Sistem Informasi

System informasi terdiri sari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok). Yang terdirri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen control. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran .

1. Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2. Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6. Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8. Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalankegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.

C. ELEMEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi terdiri dari elemenelemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

1. Orang

Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

2. Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

3. Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

4. Perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

5. Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.

6. Jaringan komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabelkabel atau tanpa

kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

D. ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi masingmasing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masingmasing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi. Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda. Perlu diketahui, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu akan melalui tingkatantingkatan sebagai berikut :

Ø           Tingkat I :       Ide, mengetahui perlu adanya perubahan.\

Ø      Tingkat II :      Design, merancang cara pemecahannya.

Ø      Tingkat III :    Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem.

Ø      Tingkat IV :    Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan   sesuai   dengan design

Ø      Tingkat V :      Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan semula.

Ø      Tingkat VI :    Tindak lanjut, melaksanakn perubahan sesuai dengan            hasil evaluasi yang ada.

Adapun tingkatan yang menjadi kunci yang digunakan untuk memecahkan bagian masalah baik itu secara menyeluruh maupun per bagian, yaitu :

E. KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI

Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya :

a. Sistem abstrak atau sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem komputer.

b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi.

Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system. Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh: human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem deterministik dan sistem probabilistik

Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.

Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

d. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. \

F. Sistem Informasi  antar Hoousekeeping dengan Departement lain

Sistem informasi yang baik sangat penting untuk kelancaran operational dalam hotel. Tanpa adanya system informasi yang baik, operational di hotel tidak akan berjalan lancar. Ada beberapa system informasi yang dipergunakan di hotel sebagai komunikasi.

Ø  Jenis – jenis system informasi :

·         Lisan

Jenis system informasi ini dilakukan dangan cara menyampaikan informasi secara langsung ( tatap muka ) antara si penyampai informasi dan si penerima informasi.

Contoh :

-          Briefing

Briefing adalah metode pemberian informasi secara lisan dengan cara berkumpul disutu tempat lalu saling bertukar informasi. Metode ini sering digunakan oleh pada pagi hari oleh supervisor sebelum para craft melakukan pekerjaannya.

-          Telepon

Metode ini dilakukan dengan menggunakan media telepon

·         Tulisan

Jenis system informasi ini dalakukan dengan cara menyampaikan informasi dengan cara membuat pesan.

Contoh :

-          Surat

Metode ini dalakukan dengan cara menuliskan informasi kedalam secarik kertas.

-          Media computer

Metode ini dilakukan dengan cara membuat pesan di dalam computer, lalu secara otomatis pesan itu akan tersampaikan kepada pihak yang dituju. Contoh, pada saat tamu menginginkan extra bed, maka pihak front office menuliskan pesan di computer lalu dikirimkan kepada housekeeping office.